***Scroll Down for English Version***

Datenschutzerklärung der BeyondAcademia CTC GmbH

 Mit der Nutzung der Angebote der BeyondAcademia CTC GmbH, insbesondere der Anmeldung zum Newsletter, des Besuchs unserer Website und Profile in sozialen Medien, der Teilnahme an Webinaren, Beratungsgesprächen, Erstgesprächen, Coachings sowie durch die Inanspruchnahme unserer Personalvermittlungsleistungen, erklären Sie sich mit der Verarbeitung, Speicherung und gegebenenfalls Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an berechtigte Dritte einverstanden (z. B. an auditierende Unternehmen zur Aufrechterhaltung unserer Akkreditierungen oder an Unternehmen der freien Wirtschaft, die als potenzielle Arbeitgeber identifiziert wurden). Im Folgenden informieren wir Sie detailliert über Art und Zweck der Datenverarbeitung sowie
über Ihre Rechte.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Der Verantwortliche für die Datenverarbeitung ist die BeyondAcademia CTC GmbH, vertreten durch ihren Geschäftsführer Tobias Kartje.

Kontakt: hello at beyondacademia.de

2. Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten im Rahmen unserer Dienstleistungen verschiedene Kategorien personenbezogener Daten. Dies umfasst:

 – Allgemeine Daten wie Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse,

– Berufliche Daten wie akademische Qualifikationen, beruflicher Werdegang und berufliche Ziele,

– Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf und Anschreiben, die im Rahmen unserer Coaching- und Vermittlungsdienstleistungen erstellt oder bearbeitet werden,

– Feedback-Daten, die im Rahmen unserer Qualitätssicherung durch Rückmeldungen über Feedback-Fragebögen erhoben werden,

– Technische Daten, wie Ihre IP-Adresse, Browser-Informationen und andere technische Daten, die beim Besuch unserer Website erhoben werden, sowie

– Daten aus sozialen Netzwerken, sofern Sie unsere Angebote auf Plattformen wie LinkedIn und anderen sozialen Medien nutzen.

3. Zwecke der Datenverarbeitung 

Die erhobenen Daten verarbeiten wir zu folgenden Zwecken: 

– Erbringung von Coaching- und Vermittlungsleistungen: Die Daten dienen der Planung, Durchführung und Dokumentation unserer Dienstleistungen,

– Erstellung und Optimierung von Bewerbungsunterlagen: Berufliche Daten werden verwendet, um Sie bei der Erstellung und Optimierung Ihrer Bewerbungsunterlagen zu unterstützen,

– Feedback und Qualitätssicherung: Rückmeldungen aus Feedback-Fragebögen nutzen wir zur stetigen Verbesserung unseres Angebots,

– Marketing und Kommunikation: Wir verwenden Kontaktdaten, um Sie über neue Angebote zu informieren, wenn Sie uns Ihre Einwilligung dazu gegeben haben,

– Gezielte Inhalte in sozialen Medien: Bei Nutzung unserer Profile in sozialen Medien verarbeiten wir die Daten zur gezielten Ausspielung von Inhalten zu Marketingzwecken,

– Versand des Newsletters: Bei Anmeldung zu unserem Newsletter verwenden wir die angegebenen Daten zur Zustellung,

– Verbesserung der Website und Nutzererfahrung: Technische Daten helfen uns, die Funktionalität und Sicherheit unserer Website stetig zu optimieren.

4. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung 

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf der Grundlagefolgender Rechtsgrundlagen: 

– Erfüllung eines Vertrags: Zur Durchführung unserer Coaching- und Vermittlungsdienstleistungen, soweit diese vertraglich vereinbart sind,

– Einwilligung des Nutzers: Für Marketing- und Feedbackzwecke, sofern Sie uns Ihre Einwilligung dazu gegeben haben,

– Berechtigtes Interesse: Verarbeitung technischer Daten für die Sicherheit und Verbesserung der Website.

5. Offenlegung bzw. Übermittlung an Dritte 

Ihre Daten werden nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben weitergegeben:

– Agentur für Arbeit und Jobcenter: Maßnahmendaten und Vermittlungsergebnisse übermitteln wir an die zuständigen Behörden im Rahmen geförderter Programme,

– Auditierende Unternehmen: Daten können zur Erlangung oder Erhaltung der Zertifizierung offengelegt werden, um unsere Abrechnungsmöglichkeit mit Arbeitsagenturen und Jobcentern sicherzustellen,

– Potenzielle Arbeitgeber: Im Rahmen unserer Vermittlungsbemühungen übermitteln wir Ihre Daten an Unternehmen, die als potenzielle Arbeitgeber infrage kommen. Eine Weitergabe erfolgt nur bei bestehendem Vermittlungsvertrag und mit Ihrer Zustimmung,

– Technische Dienstleister: Wir arbeiten mit Hosting-Providern und Anbietern von Videokonferenztools zusammen, um eine sichere und effiziente technische Infrastruktur bereitzustellen,

– Daten werden in beschränkten Umfang (insbes. Email-Adressen) genutzt, um gezielt Inhalte in den sozialen Medien zu Werbezwecken auszuspielen

– Keine Weitergabe an unbefugte Dritte: Ihre Daten werden nicht an andere Dritte, als die oben genannten, weitergegeben, es sei denn, Sie haben uns Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt.

6. Speicherdauer der Daten

Die Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben und betriebsinternen Erfordernissen:

 – Vertragsbezogene Daten werden für die Dauer der Maßnahme und darüber hinaus zur Erfüllung gesetzlicher Dokumentationspflichten gespeichert,

– Feedback und Qualitätsdaten werden nach internen Qualitätsrichtlinien für einen festgelegten Zeitraum aufbewahrt,

– Technische Daten speichern wir für Analyse- und Sicherheitszwecke für die Dauer der Sitzung oder bis zu einem festgelegten Zeitraum zur Auswertung.

7. Nutzung von Online-Tools und Cookies

Unsere Website verwendet Cookies und andere Online-Tools zur Optimierung und Analyse:

– Einsatz von Cookies: Cookies dienen der Analyse des Nutzerverhaltens und der Verbesserung der Nutzererfahrung. Sie können Cookies jederzeit über Ihre Browsereinstellungen deaktivieren.

– Videokonferenz-Tools: Für Online-Coachings nutzen wir Tools wie Zoom oder Microsoft Teams. Hierbei können Daten an diese Anbieter übermittelt werden. Nähere Informationen erhalten Sie in den Datenschutzrichtlinien der jeweiligen Anbieter.

– Analyse-Tools: Wenn wir Analyse-Tools wie Google Analytics einsetzen, informieren wir Sie darüber und bieten Ihnen die Möglichkeit, das Tracking zu deaktivieren.

8. Transkription und Verarbeitung von Online-Gesprächen und Videokonferenzen 

Zur Erstellung von Transkripten sowie zur weiteren Verarbeitung von Gesprächsinhalten können automatisierte Analyseverfahren und KI-gestützte Systeme eingesetzt werden. Diese Systeme können insbesondere dazu verwendet werden, Transkripte zu erstellen, Inhalte zu strukturieren, Zusammenfassungen zu generieren sowie Gesprächsinhalte automatisiert auszuwerten.

Soweit Gesprächsinhalte oder daraus erzeugte Transkripte zur Entwicklung, Verbesserung oder zum Training eigener technischer Systeme oder KI-gestützter Anwendungen verwendet werden, erfolgt dies grundsätzlich in pseudonymisierter oder anonymisierter Form, soweit dies technisch und organisatorisch möglich ist. Eine Verwendung zu eigenständigen Zwecken Dritter erfolgt nicht.

Für bestimmte technische Verarbeitungsschritte können externe Dienstleister oder Softwarelösungen eingesetzt werden. Soweit hierbei eine Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt, geschieht dies ausschließlich auf Grundlage einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO oder auf einer anderen datenschutzrechtlich zulässigen Grundlage.

In Einzelfällen kann es erforderlich sein, technische Dienstleister einzusetzen, deren Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt. In solchen Fällen stellen wir sicher, dass geeignete Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO bestehen, insbesondere durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln oder durch andere geeignete datenschutzrechtliche Schutzmechanismen.

Sie haben jederzeit das Recht, der Verarbeitung Ihrer Gesprächsinhalte zu Zwecken der automatisierten Analyse, Transkription oder Nutzung für die Weiterentwicklung unserer technischen Systeme zu widersprechen, sofern hierfür besondere Gründe vorliegen. In diesem Fall können Gespräche nach Möglichkeit ohne entsprechende Transkription oder weitergehende automatisierte Verarbeitung durchgeführt werden.

Wenn Sie mit uns über Online-Videokonferenzsysteme oder vergleichbare digitale Kommunikationsmittel (z. B. im Rahmen von Beratungsgesprächen, Coaching-Sitzungen, Erstgesprächen oder Informationsgesprächen) kommunizieren, können Inhalte dieser Gespräche automatisiert transkribiert und verarbeitet werden.

Art der verarbeiteten Daten

Im Rahmen solcher Gespräche können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Gesprächsinhalte (gesprochene Worte)
• daraus erzeugte Transkripte
• daraus generierte Zusammenfassungen, Notizen oder strukturierte Auswertungen
• Meta-Informationen zur Sitzung (z. B. Datum, Dauer, Teilnehmer)

Die Transkription erfolgt automatisiert durch den Einsatz technischer Systeme, einschließlich KI-gestützter Software.

Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung der Gesprächsinhalte und Transkripte erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Dokumentation von Beratungs- und Coaching-Sitzungen
• Erstellung interner Gesprächsnotizen und Zusammenfassungen
• interne Qualitätssicherung und Verbesserung unserer Dienstleistungen
• organisatorische Nachbereitung von Gesprächen
• Entwicklung, Optimierung und Training eigener technischer Systeme und KI-gestützter Anwendungen
• interne Analyse unserer Dienstleistungen und Prozesse

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Erfüllung eines Vertrags), soweit Gespräche im Zusammenhang mit unseren Leistungen stehen, sowie
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), insbesondere an der Dokumentation von Gesprächen, der Qualitätssicherung sowie der Verbesserung unserer Dienstleistungen und technischen Systeme.

Soweit gesetzlich erforderlich, holen wir zusätzlich eine entsprechende Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein.

Einsatz von technischen Dienstleistern und KI-Systemen

Zur Erstellung von Transkripten, Zusammenfassungen oder Auswertungen können wir technische Dienstleister und KI-basierte Softwarelösungen einsetzen. Diese werden entweder:

• im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO tätig oder
• auf Grundlage anderer datenschutzrechtlich zulässiger Mechanismen eingesetzt.

Eine Weitergabe der Gesprächsinhalte zu eigenständigen Zwecken Dritter erfolgt nicht.

Speicherdauer

Gesprächsaufzeichnungen, Transkripte und daraus abgeleitete Inhalte werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Ihre Rechte

Betroffene Personen haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über gespeicherte Daten (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an die im Impressum bzw. in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten wenden.

9. Rechte der betroffenen Personen 

Sie haben das Recht: 

– auf Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten,

– auf Berichtigung oder Löschung unrichtiger oder veralteter Daten,

– auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten unter bestimmten Umständen,

– auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, insbesondere zu Marketingzwecken, und

– auf Datenübertragbarkeit, sodass Ihre Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format bereitgestellt werden.

10. Widerruf der Einwilligung

 Sie können Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf hat keinen Einfluss auf die bis dahin erfolgte rechtmäßige Verarbeitung.

11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sollten Sie der Ansicht sein, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen Datenschutzbestimmungen verstößt, steht Ihnen das Recht zu, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzureichen.

12. Sicherheit der Datenaufbewahrung

BeyondAcademia ergreift umfassende Maßnahmen zur Sicherung Ihrer Daten. Dazu zählen Passwortschutz, 2-Faktor-Authentifizierung und die verschlüsselte Speicherung auf zertifizierten Servern in Deutschland. Nur berechtigte Personen haben Zugriff auf Ihre Daten.

13. Änderungen der Datenschutzerklärung

BeyondAcademia behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen. Sie werden über wesentliche Änderungen informiert und die aktuelle Version ist jederzeit auf unserer Website einsehbar.